Ha nem vagy elégedett egy adott helyzettel, termékkel vagy szolgáltatással, a hivatalos panaszos levél megírása az egyik módja annak kezelésére. Használja kiindulópontként az itt megadott mintabetűk egyikét; egyszerűen kattintson a választására egy megnyitni egy PDF-fájlt, amelyet szerkeszthet, elmenthet és kinyomtathat. Ezt nézdútmutató a nyomtathatóakhozha segítségre van szüksége.
Minta panaszlevél egy rossz termékről
Ha hibás vagy gyenge minőségű terméket vásárolt, és a probléma megoldására tett erőfeszítések kudarcot vallottak, a következő lépés az, hogy levelet ír a vállalatnak visszatérítés vagy cseréje kérésével. Ideális esetben az üzletek kicserélik a hibás termékeket és azokat, amelyek nem a várt módon teljesítenek. Ez azonban nem mindig történik meg. Amikor a vállalatok nemmegfelelően kezelje az ügyfelek panaszaiteleinte a panaszlevél megírása lehet az egyetlen lehetősége, hacsak nem akar jogi lépéseket tenni.
kapcsolódó cikkek- Kiskereskedelmi marketing ötletek
- Japán üzleti kultúra
- Hogyan lehet valakivel interjút készíteni
Hibás termékpanasz levél
Kövesse egyszerűen a levél elrendezését, de adja hozzá saját adatait.
- Bal felső sarokban: az Ön neve, címe és telefonszáma. Érdemes megadnia az e-mail címét is. A cél az, hogy választ kapjunk, és minél könnyebben tudjátok elérni, hogy az elfoglalt vezető válaszoljon, annál jobb.
- Külön sorokba írja be a személy nevét, a kapcsolatot, a cég nevét, az utcát, a várost, az államot és az irányítószámot (szóköz nélkül).
- Adja hozzá üdvözletét. Ha lehetséges, legyen itt konkrét. Használja a „Tisztelt Mr. Jones” szót a „Tisztelt Uram” helyett.
- Kezdje azzal, hogy hűséges vagy első vásárló. Példa: '20 éve hűséges vásárló vagyok, és sok termékét megvásároltam.'
- Folytassa a termék kudarcának tényeivel. Legyen a lehető legkonkrétabb. Adja meg az árucikk vásárlásának dátumát, mennyit fizetett érte, valamint mikor és hogyan nem váltotta be a hozzá fűzött reményeket.
- Magyarázza el, milyen lépéseket tett a probléma megoldása érdekében. Példa: 'Április 5-én felvettem a kapcsolatot a Rogerrel a Example City üzletben, és visszatérítést kértem. Nem volt hajlandó visszatérítést adni nekem. Még akkor is, ha az illető rendkívül durva volt, egyszerűen ragaszkodjon az elhangzottak / tettek tényeihez, és hagyjon benne érzelmet.
- Végül kezdjen el egy záró bekezdést, és magyarázza el, mit szeretne cserébe. Például szeretné, ha kicserélnék a terméket, vagy visszatérítést adnának Önnek?
- Zárja be a levelet, adja hozzá nevét és aláírását.
Minta levél a vezetésnek a rossz szolgáltatásról
Amikor fizet egy szolgáltatásért, például éttermi étkezésért, remek ügyfélszolgálatra számít. Sajnos ez nem mindig történik meg. Ha a szolgáltatás elég szörnyű volt, úgy érezheti, hogy jogosult visszatérítési vagy helyettesítő szolgáltatásra. Ha eredmény nélkül beszélt a vezetővel, akkor ideje lenne hivatalos panaszlevelet írni a szolgáltatónak a szegényekrőlVevőszolgálatmegkaptad.
Gyenge szolgálati panaszlevél
A levelet testreszabhatja az Ön helyzetének megfelelően.
- Írja be nevét és elérhetőségét az oldal bal felső sarkába.
- Adja meg annak a személynek a nevét, akivel kapcsolatba lép (lehetőleg regionális vezető, tulajdonos vagy vezérigazgató), cégnevét és címét.
- Adjon üdvözletet. Példa: Kedves Mr. Jones:
- Magyarázza el a létesítmény látogatásának okát. Egy példa lehet, hogy rendszeresen eszik ott, mert ez az egyik kedvenc étterme.
- Magyarázza el a felmerült problémát. Például egy órát ült, mire bárki eljött a megrendelésére, rosszak voltak a megrendelései, a pincérnő átkozott benneteket stb.
- Kérjen visszatérítést vagy cserét. Ha étteremben evett, érdemes felajánlania, hogy még egy esélyt ad nekik, ha megfelelő értékű ajándékkártyát küldenek neked.
- Zárja be a levelet nevével és aláírásával.
Példa az alkalmazottak panaszlevelére
Ha komoly problémái vannak a munkahelyén, írjon panaszlevelet, amelyben aggodalmát fejezi ki a főnökének vagy a vállalatnakemberi Erőforrásokmenedzser kettős feladatot lát el. Először is, ez segíthet főnökének vagy HR-képviselőjének a helyzet megoldásában. Másodszor, megvédheti munkáját, különösen, ha a probléma befolyásolja a munkáját, vagy ha egy másik alkalmazott zaklatja.
Munkáltatói panaszlevél
A cikk többi példájától eltérően a munkáltatónak küldött levelet valószínűleg belső kommunikáció útján, e-mail formátumban fogják elküldeni. Ha inkább papírra szeretné írni a panaszt, akkor tartsa kevésbé formálisnak, mint a többi levél. Bár az ilyen típusú levelek írásakor célszerű professzionális hangnemet és formátumot használni, nem szükséges megadnia az elérhetőségét, valamint a munkáltató nevét és címét. Érdemes használni aemlékeztető formátummivel a dokumentum belső a vállalatán belül.
- Dátum a levél. Ez fontos abban az esetben, ha szüksége van rá, hogy megmutassa a HR-nek és megvédje munkáját.
- Kezdje egy köszöntéssel. Hívd a főnöködet, ahogy szokás. Ha a kapcsolat hivatalos, akkor kezdje például a „Kedves Mr. Jones” szóval. Ha a kapcsolat informális, akkor elfogadható valami olyat írni, mint „Kedves Jim”.
- Térjen rá az első bekezdésben szereplő pontra. Mondja meg neki, hogy miért írja a levelet, és hogy a probléma befolyásolja a munkáját. Tartsa távol az érzelmeket, és csak a tényeket mondja ki, különösen, ha a téma egy másik alkalmazott zaklatása vagy személyes konfliktus.
- Magyarázza el, hogyan gondolja a helyzet megoldását, de közölje főnökével, hogy nyitott vagy más megoldások megvitatására.
- Az utolsó bekezdésben magyarázza el, hogy jó munkát szeretne végezni, és miért befolyásolja a probléma a munkáját. A minta levélben a munkavállaló további alkalmazottak felvételét kéri az osztályához, mert a hiány hatással van arra, hogy jól tudja ellátni a munkáját. A levél azzal zárul, hogy kijelenti, hogy örömmel tervez megbeszélést főnökével a kérdés megvitatására.
- Végül írja alá a levelet, és adja hozzá a nevét.
Tippek hatékony üzleti panaszlevél megírásához
Egy dühös vagy fenyegető levél hatástalan. Ne feledje, hogy az a személy, akit megszólít, nem lehet annak a cégnek a tulajdonosa, amelyik hibás terméket gyártott, hanem egy ügyfélszolgálati képviselő, akit felkértek segítségére. Az Ön érdeke, hogy nyugodt és koncentrált maradjon.
- Címezze levelét egy adott személynek. A New Jersey Igazságügyi Minisztériuma azt tanácsolja a fogyasztóknak, hogy keressék meg a Standard & Poor's Corporations, Directors and Executives Registeret vagy az American Manufacturers Thomas Register-et, hogy megtalálják a cég vezérigazgatójának címét és nevét. Megtekintheti a vállalat honlapján is.
- Adja meg elérhetőségi adatait. Írja be nevét, címét és telefonszámát a levél tetejére, hogy a vállalat felvehesse Önnel a kapcsolatot a lehetséges megoldásokkal kapcsolatban.
- Tartalmazza az esetleges nyugták másolatát. Ezenkívül mellékeljen a panaszával kapcsolatos egyéb releváns dokumentumokat is. Őrizzen meg minden eredetit.
- Használjon szabványos üzleti formátumot a panaszleveleknél. Ebbe beletartoznak az egymástól elkülönített, blokkolt bekezdések, dupla szóközökkel az egyes bekezdések között, behúzások nélkül.
- Írjon be egy dátumot a levele tetejébe. Ez lehetővé teszi az elfoglalt vezető számára, hogy azonnal lássa a panasz érkezését.
- Ne feszítse ki az igazságot a hatás érdekében; csak ragaszkodjon a tényekhez. Ha eltúlzottan hangzik, az olvasó lehet, hogy nem hisz neked, és vonakodik segíteni rajtad.
- Tartsa rövid a levelet. A vezetők elfoglalt emberek. Ha túl hosszúra teszi a levelet, előfordulhat, hogy a fogadó fél nem fejezi be a levél elolvasását.
-
Írja be a levelét. Professzionálisabban fog kinézni és könnyebben olvasható. Ne feledje, hogy a levélben elküldött levél nagyobb súlyú, mint egy e-mail.
Írja meg és küldje el a levelet az esetet követő egy héten belül, vagy amikor a termék nem működik. Címezze a boríték külsejét annak a személynek a figyelmébe, akinek a levelet címezte, így az a megfelelő asztalra érkezik.
Hangoztassa aggodalmait
Ha panasza van, ne habozzon hallatni a hangját. A legtöbb vállalat érdekelni fogja a dolgok rendbetételét, így ügyfeleként tudja tartani Önt. Még akkor is, ha a probléma működik, jobb, ha udvariasan szólal meg, amennyiben profi és ésszerű magatartást tanúsít. Az ilyen helyzetben bevált gyakorlatnak tekinthető az Ön helyzetéhez igazított hivatalos üzleti panasz levél írása.
